​As 5 tecnoloxías que aumentarán a eficiencia laboral en 2022

Fonte

Por eficiencia enténdese o aforro de recursos utilizados ao mínimo posible para cumprir as nosas metas. Adóitase confundir coa produtividade, pero esta está máis ligada á calidade do produto, que á cantidade.

Ironicamente, conseguir ser eficientes é en si a meta que todas as empresas teñen unha vez que xa están asentadas. Ou, polo menos, debería selo.

Con todo, é tamén dos obxectivos máis difíciles de cumprir. A miúdo as empresas, quizais por falta de actualización ou de orixinalidade, non saben como facer para conseguir utilizar menos recursos nas súas tarefas diarias.

Por sorte, a tecnoloxía avanza para axudarnos, máis aínda no mundo laboral. Cunha simple procura podemos atopar miles de resultados sobre todo tipo de programas que nos poden axudar a aumentar a eficiencia do noso negocio ou empresa.

Para facilitar esta procura, seleccionamos 5 tecnoloxías que cremos poden ser moi útiles para aumentar a eficiencia laboral.

5 Tecnoloxías Aplicables Para Mellorar A Eficiencia Na túa Empresa

1. Dixitalización e recoñecemento de texto 

En pleno 2022 a eficiencia de recursos pasa pola dixitalización tanto das tarefas e estrutura da empresa, como dos documentos. Máis aínda cando ambas se complementan.

A dixitalización consiste no uso de ferramentas dixitais para levar a cabo distintas tarefas da empresa. Non se trata de empezar a utilizar software simplemente, senón de facelo enfocado cara á contorna dixital.

Trátase dun proceso integral de toda a estrutura da empresa co fin de modernizala e entrar no mundo dixital.

A dixitalización tamén pasa polas pequenas actividades diarias. Sobre todo se constitúen unha ferramenta para abandonar os soportes físicos, como é a dixitalización de documentos e recoñecemento de caracteres.

Non nos referimos á simple dixitalización de documentos entendida como pasar un arquivo por un escáner. Senón á súa transformación nun arquivo 100% dixital.

Utilizando unha API de recoñecemento de texto podemos converter en poucos segundos un arquivo en papel, nun documento completamente editable, contabilizable e dixital.

Xa non nos atoparemos cunha imágen escaneada, senón un documento exactamente igual a un feito directamente a través dun software de facturación.

O software encárgase de recoñecer de que tipo de documento trátase e, así, recoñecer a que corresponde cada carácter para individuarlo e catalogalo.

Se, ademais, a API conéctase a un software de contabilidade, reduciremos a intervención humana ao mínimo. Soamente con achegar o arquivo, recoñeceranse os datos e envorcaranse automaticamente no programa e teremos todos os datos a un clic de distancia.

Acabouse o ter que almacenar follas, facturas, documentos, etc. arriscándonos a perdelos e ocupando lugar innecesario nas oficinas. Cun software de recoñecemento de caracteres podemos dicir definitivamente adeus ao papel e ás facturas analóxicas.

2. Software de xestión 

Hai quen pensaría que en pleno século XXI, na era de expansión e desenvolvemento tecnolóxico no que vivimos, xa todas as empresas utilizan softwares para facilitar o día a día.

É verdade que se avanzou moito. O que antes parecía impensable en materia de implementación de ferramentas dixitais, hoxe está a ser unha realidade.

Con todo, non só hai empresas que aínda non utilizan software de xestión empresarial, senón que tampouco saben de que se trata nin como pode axudarlles.

A cantidade de tarefas que podemos realizar de maneira sinxela cun ERP ―como son chamados estes software polas súas siglas en inglés― van desde xerar e contabilizar facturas, ata xestionar o stock do almacén, pasando polos recursos humanos.

Todos os distintos departamentos dunha empresa atópanse conectados, aínda que mantendo a súa independencia.

Ao compartir todos a mesma base de datos, a información está igualmente accesible para todos. Non é necesario perder tempo pedindo e esperando recibir un documento ou unha información particular. Directamente pódese buscar e acceder a ela en poucos pasos.

Por exemplo, se vendas e compras ten acceso aos datos do almacén, poderán facer as súas xestións de maneira máis rápida e o funcionamento da empresa será máis rápido e eficiente.

O mesmo sucede se en contabilidade teñen acceso a compras e vendas, ou tamén a recursos humanos. Poderán realizar e contabilizar facturas e nóminas de maneira directa, sen ter que consultar nin solicitar datos.

Ademais contan con moitas ferramentas de automatización para que non debamos preocuparnos por tarefas tediosas e repetitivas. O programa encárgase de realizalas de maneira automática, nós só debemos encargarnos de revisalo e, ás veces, é posible que nin sequera sexa necesario.

Fonte

Almacenamento na nube

O almacenamento de información e datos na nube foi, sen dúbida, unha das tecnoloxías que revolucionaron o mercado nos últimos anos.

En pouco tempo vimos como absolutamente todos os dispositivos empezaron a adoptar á nube como o seu método preferido para traballar e almacenar datos.

É lóxico se se pensa en todos os beneficios que ten. O máis destacable é a súa ubicuidade. Non importa onde nos atopemos, poderemos acceder facilmente a todos os documentos que teñamos.

Esta tecnoloxía, ademais, foi adaptada a outras ferramentas. Non só podemos acceder aos nosos datos, hai programas que directamente xa funcionan na nube.

Sen importar onde esteamos, poderemos xestionar todo o relacionado á nosa empresa en calquera momento. Só necesitaremos un dispositivo con conexión a internet.

Esta accesibilidade tamén facilitou a colaboración e intercambio de arquivos. Soamente cunha ligazón xa se pode acceder e modificar todo tipo de documentos.

Todo isto sen necesidade de preocuparnos pola versión ou o tipo de software do que dispoñemos. As propias ferramentas funcionan sobre o navegador. É dicir, non é necesario descargar ningún programa adicional. Podemos modificar os arquivos directamente desde internet.

Todos estes procesos, ademais, realízanse de maneira 100% segura. Aínda que, como comentamos anteriormente, podemos compartir os arquivos facilmente, non quere dicir que calquera poida acceder a eles.

Ninguén que non haxamos previamente autorizado pode editar ou sequera ver estes arquivos. Todos se atopan gardados baixo capas de encriptación e só aqueles con autorización ou credenciais de acceso poden utilizalos.

Almacenar datos e utilizar programas que funcionen na nube axilizará moito os procesos, á vez que achega comodidade aos nosos traballadores. Todo isto verase reflectido tamén, a última instancia, na eficiencia.

4. Comunicación 

O ano 2020 e a pandemia ensináronnos o importante que é manterse comunicados. Moitas empresas víronse obrigadas a ter que cambiar completamente o seu funcionamento e adaptarse ao traballo remoto.

Uno dos principais obstáculos era que estaban demasiado afeitos compartir oficinas e a realizar reunións en persoa. Polo que o paso das reunións en persoa ás reunións virtuais non foi algo sinxelo.

Por sorte, existen ferramentas que facilitaron todo este proceso. Os programas de comunicación interna, sobre todo aqueles especializados para o mundo laboral, tiveron o seu momento de gloria na pandemia.

Isto non só debeuse á necesidade de buscar unha solución para comunicarse, senón a que ofrecían moitas opcións e solucións distintas para facelo de maneira máis cómoda.

Non só trátase de chamadas e videollamadas, tamén a comunicación a través de chat escrito gañou moita popularidade. Ademais, melloraron e aumentaron a comunicación entre traballadores, xa que a volveron máis áxil e cómoda.

A posibilidade de crear grupos en base a temáticas, comunicacións ou, simplemente, afinidade, fixo que a mensaxería directa de forma escrita convértase na máis utilizada no día a día.

Con todo, a verdadeira revolución foron as videollamadas en grupo. Xa anteriormente utilizábase esta función, pero coa pandemia aumentou o número exponencialmente.

A xente segue priorizando o poder mirar á cara ao interlocutor e, a falta de reunións presenciais, a videoconferencia foi a opción máis elixida.

Grazas a estas ferramentas de comunicación, xa non é necesario que todos estean nun lugar a unha determinada hora. Non é necesario desprazarse nin deixar de levar a cabo a nosa tarefa para estar presente nunha reunión. Podemos facer todo desde casa, co mesmo ou mellor resultado.

5. Xestor de proxecto 

A miúdo temos tantas tarefas para levar a cabo nun só día que esquecemos máis da metade. Pode ser por mala memoria ou por falta de organización, o caso é que non podemos realizar todo nun só día.

A solución a este problema pasa polo uso dun xestor de proxectos. Trátase dunha ferramenta en liña que nos permite visualizar e organizar todas as tarefas pendentes facéndonos aforrar horas e horas do noso tempo.

A través de tarxetas, podemos crear un taboleiro con todas as tarefas e proxectos a levar a cabo. En cada tarxeta pode incluírse a información necesaria, como fotos, ligazóns ou documentos.

Organízase de maneira cronolóxica, aínda que a interface é completamente editable. podemos utilizar filtros para visualizar só tarefas de determinadas datas ou temáticas.

Como non todas as tarefas son individuais, estas aplicacións permítennos crear un taboleiro para varias persoas. Desta maneira, todos poden ter acceso á información relevante aínda que visualizando soamente aquelas a as que foron asignados.

Un xestor de proxectos permitirache organizar todas as actividades de maneira cómoda, fácil e accesible.