Se facturas a empresas, ollo, o que cambia coa factura electrónica e como prepararche sen pararche

 En moitas pemes, facturar a outra empresa segue sendo sinxelo, emítese, envíase un PDF e arquívase. O cambio que vén non se limita a un documento, afecto ao proceso, aos datos e ás correccións.

Neste contexto, a factura electrónica non é un “arquivo bonito”, é un fluxo con datos estruturados e trazabilidad, pensado para que outros sistemas poidan ler e rexistrar a factura. Se a túa base de clientes, series ou impostos está desordenada, o problema aparece o primeiro mes.

Que cambia realmente cando facturas a empresas

No B2B, a factura desencadea validaciones internas, controis de provedor e prazos de pago. Por iso, a factura electrónica tende a endurecer os requisitos de calidade dos datos.

Adoita traducir en catro cambios:

• Máis validación, un dato fiscal incoherente pode significar rexeitamento.
• Máis trazabilidad, convén poder ver estados e seguimento.
• Máis disciplina con rectificativas, corrixir debe deixar histórico.
• Máis integración, moitas empresas non queren capturar datos a man.

A confusión habitual, factura electrónica e VeriFactu non son o mesmo

En España mestúranse termos e iso leva a decisións precipitadas. O útil é separar dous carrís, intercambio B2B e requisitos do software.

Carril 1, factura electrónica B2B

A obrigación vinculada á Lei Crea e Crece céntrase en operacións entre empresas e profesionais. O impacto práctico é que os teus clientes B2B poderán esixir formatos e fluxos máis ríxidos, e un rexeitamento pode atrasar o cobro.

Carril 2, requisitos do software e calendario de adaptación

O regulamento de sistemas informáticos de facturación fixa requisitos de integridade, conservación e trazabilidad dos rexistros, e aí enmárcase VeriFactu. Segundo a Axencia Tributaria, os prazos de adaptación do software ampliáronse até o 1 de xaneiro de 2027 para entidades do Imposto sobre Sociedades e até o 1 de xullo de 2027 para o resto.

O punto cego, os problemas chegan polos datos, non polo formato

A maioría de sustos non veñen por “non entender a norma”, veñen por datos inconsistentes. Con PDFs, os fallos se parchean. Con sistemas máis exixentes, convértense en rexeitamentos e rectificativas.

Os cinco datos que máis rexeitamentos xeran en B2B

Antes de tocar software, revisa isto:

• Razón social e NIF, tal cal figuran, sen variantes.
• Domicilio fiscal completo e consistente.
• Serie e numeración con regras estables.
• Impostos por tipo de servizo, con persoais.
• Condicións de pago e referencias internas.

Checklist de preparación en 7 pasos, sen parar o negocio

Faino por fases. O obxectivo é deixar o teu fluxo a proba de validaciones B2B e de correccións, non migrar a cegas.

1) Mapea o teu fluxo

Quen emite, quen revisa, como se envía, como se cobra, e como se arquiva.

2) Limpa clientes e provedores

Elimina duplicados, valida NIF e unifica razón social.

3) Normaliza datos obrigatorios

Define campos mínimos e non emitas si faltan.

4) Ordena series e regras

Establece criterios, escríbeos e cúmpreos.

5) Revisa catálogo e impostos

Servizos iguais, impostos iguais, sen cambios manuais.

6) Ensaia unha rectificativa

Proba un caso real, desconto, devolución ou abono parcial.

7) Coordina con xestoría e clientes crave

Aliña exportacións, periodicidade e responsables.

Que pedir á túa ferramenta de facturación, o mínimo

Antes de cambiar de programa, pide un demo cos teus casos reais. O importante é emitir, corrixir, arquivar e exportar sen trucos.

Comproba estes puntos:

• Rectificativas e anulacións claras, sen borrar o orixinal.
• Exportación sinxela para xestoría, e acceso ao histórico.
• Control de series con avisos de numeración.
• Permisos por usuario, para protexer configuración.
• Procura rápida por cliente, data e estado.
• Gardar cada factura co seu estado e a súa referencia, non só por data.
• Conservar xustificantes de envío e recepción cando o cliente o requira.
• Anotar o motivo de cada rectificativa, e vinculala ao orixinal.
• Exportar un respaldo periódico, por exemplo, mensual, para non depender dun único provedor.
• Manter un cartafol ou rexistro de “incidencias” cos rexeitamentos repetidos e a súa solución.

Recomendacións prácticas:

Aínda que uses unha ferramenta moderna, o arquivo segue sendo a túa rede de seguridade. En B2B, pódenche pedir unha factura concreta meses despois, ou unha explicación dunha corrección. Se o teu arquivo é coherente, a resposta tarda minutos, non horas.

Arquivo e evidencias, que convén gardar para non perder tempo logo

• Pasa o resto de facturas ao novo fluxo, sen mesturar criterios antigos.
• Reserva 20 minutos á semana para revisar rexeitadas, pendentes e motivos.
• Se un cliente devolve facturas por un mesmo motivo, corrixe o dato en orixe.

Semana 4, transición e control semanal

• Emite tres facturas reais, unha simple, unha con desconto, e unha con concepto composto.
• Xera unha rectificativa completa e comproba que o histórico se entende.
• Exporta e comparte coa túa xestoría para confirmar que o formato serve.

Semana 3, probas con casos reais, incluíndo a rectificativa

• Pecha as regras de series e crea unha guía dunha páxina para o equipo.
• Asocia tipos de IVE, recargas ou retencións a cada tipo de servizo.
• Crea persoais de factura recorrente para os teus clientes B2B habituais.

Semana 2, series, impostos e persoais

• Unifica duplicados e decide un nome único por cliente, con NIF verificado.
• Completa domicilio fiscal e un campo de contacto para incidencias de facturación.
• Define que dato é obrigatorio antes de emitir, e respéctao.

Semana 1, ordena a base, clientes, provedores e mínimos fiscais

Non fai falta unha “implantación” xigantesca para empezar ben. Se traballas por semanas e elixes un bloque curto ao día, podes deixar resolto o esencial sen frear vendas nin entregas. A idea é pasar da improvisación a unha rutina repetible.

Plan realista en 30 días, da limpeza de datos á rutina

Cobros e relación con clientes B2B, dous hábitos que evitan fricción

En B2B, unha factura rexeitada adoita ser un pago que se atrasa. Dous hábitos simples reducen incidencias.

• Validar datos do cliente antes da primeira factura e gardar unha referencia única.
• Revisar cada semana pendentes, rexeitadas e motivos, para corrixir a orixe, non o síntoma.

Erros típicos que parecen menores e terminan en rectificativas

O mesmo cliente con tres nomes: Pérdese coherencia e a conciliación complícase.

Cambiar IVE manualmente cada vez: Acabas con servizos iguais con impostos distintos.

Series “segundo o día”: Aparecen ocos ou duplicidades e o erro arrástrase.

Arquivar sen criterio: Cando haxa que localizar por estado ou referencia, pérdese tempo.

Preguntas frecuentes

Enviar un PDF por email xa conta como factura electrónica?

Non necesariamente. O PDF é a copia lexible, pero a factura electrónica apóiase en datos estruturados e nun fluxo que permite intercambio e rexistro automatizado, con histórico e correccións trazables.

Se facturo a empresas, afectarame antes?

Normalmente si. O ámbito B2B é o que máis presión pon sobre datos, formatos e estados. Aínda que o teu volume sexa baixo, un só cliente exixente pode marcar o estándar.

Que debo ordenar primeiro para evitar rexeitamentos?

Clientes e provedores, razón social, NIF e domicilio fiscal. Despois, series e tipos de IVE. Esa orde reduce a maioría de incidencias.

Que cambia con VeriFactu?

VeriFactu relaciónase con requisitos do software e con rexistros trazables. O práctico é usar unha ferramenta preparada e aproveitar a marxe de adaptación para facer probas sen improvisar.

Peche, prepara datos e procedemento para que o cambio non páreche

Se facturas a empresas, a mellor forma de chegar ben é ordenar datos, series e correccións. Así, cando o cambio chegue por obrigación ou por esixencia dun cliente, o teu negocio non se para, só reduce fricción e gaña control.