Facturación para autónomos: guía de modelos e prazos importantes

Todos os traballadores por conta propia teñen como nexo común a emisión de facturas, algo consubstancial á súa actividade como autónomos,  e que deben efectuar seguindo uns criterios establecidos.

 

A facturación, un alicerce fundamental para o autónomo

A realización da facturación de maneira óptima non só é clave para a xestión económica dun negocio, sexa do tipo que sexa, senón que tamén o é a efectos de cumprimento legal. De feito, poden afrontar importantes sancións de Facenda, se esta detecta nos seus frecuentes inspecciones irregularidades nas facturas, por máis que proveñan de erros non deliberados.

Por iso é tan importante xestionar todo o relacionado coas facturas en tempo e forma  , sorteando as dificultades máis características como a axeitada elección do modelo de acordo á actividade específica desenvolvida, ou o seguimento dos prazos estipulados legalmente.

Nestes aspectos fundamentais vaise a centrar esta guía , para achegar unha visión clara e práctica sobre a facturación dos autónomos.

Modelos de factura esenciais para autónomos

Existen distintas modalidades de facturas:
 

• Factura ordinaria: a que emiten a inmensa maioría de autónomos. Debe incluír unha serie de elementos obrigatorios como os datos do emisor e o receptor, o número de factura (deben ser sempre correlativas), a data, a base impoñible (importe do servizo, produto ou mercadoría), o IVAI que varía segundo a actividade pola que se estea dado de alta e ten exencións xeográficas, así como o #IRPF, que tamén pode ser variable, xa que, por exemplo, os autónomos nos seus dous primeiros anos de actividade teñen a posibilidade de reter tan só un 7%.
• Factura simplificada: substituíu en 2013  ao antigo ticket, e pódese utilizar como alternativa á completa en certas transaccións nas que están involucrados consumidores finais, por exemplo en barbarías, bares, tendas, etc. Non inclúe os datos do cliente nin un desglose detallado do IVE no importe final, o cal, iso si, nunca debe superar os 400 euros.
• Factura rectificativa: realízase para emendar erros na facturación, en caso de devolucións, para facer constar modificacións, etc. Nas facturas simplificadas pode ter un formato similar, a condición de que non pasen os 3.000 euros. Mentres que nas ordinarias debe efectuar mediante unha nova factura que faga referencia explícita á que corrixe, indicando o motivo da rectificación e reflectindo con claridade as modificacións.
• Outros tipos de facturas: inclúen a proforma, que non ten validez fiscal e utilízase como oferta previa ou orzamento, e a recapitulativa, que agrupa varias operacións realizadas cun mesmo cliente dentro dun mesmo mes natural, sempre que non se emitiu unha factura individual por cada unha.

Prazos crave na facturación dos autónomos

Aquí habería que atender a tres aspectos esenciais: prazos para a emisión das facturas, prazos de pago e prazos de conservación.
 

A-Prazo para emitir unha factura

Para clientes particulares a factura debe emitir no momento no que se prestou o servizo ou o ben. Mentres que se se trata doutro autónomo ou unha empresa o prazo pode estender até o día 16 do seguinte mes, como se fai coas facturas recapitulativas.
 

B-Prazos de pago e as súas implicacións

Por defecto, o prazo de pago é de 30 días naturais desde a recepción da factura, extensible a 60  si ambas as partes acórdano  explicitamente. Ese período de 30 días é similar ao que rexe actualmente cando se factura ás administracións públicas.

A existencia dese prazo compromete ao receptor a abonar a cantidade estipulada nese intervalo de tempo, xa que en caso contrario o emisor pode reclamarlle intereses de demora e mesmo custos de xestión de cobro, conforme ao previsto na Lei 3/2004.

Para o emisor da factura é moi importante cobrala nos prazos previstos, de face a asegurar o fluxo de caixa necesario para non ter problemas de liquidez, máxime cando terá que abonar el IVE na correspondente declaración trimestral cobre ou non. 
 

C-Prazos de conservación das facturas

De acordo á Axencia Tributaria: "Os empresarios e profesionais deberán expedir e entregar facturas e conservar as facturas e xustificantes que teñan relación coas súas obrigacións tributarias durante o prazo de prescrición de 4 anos".

As facturas pódense conservar tanto en papel  como en formatos electrónicos, sempre que se poida asegurar a autenticidade e legibilidad do documento.

Ferramentas e estratexias para unha facturación eficiente

Para simplificar as tarefas e evitar erros, moitos autónomos recorren a un programa de facturación que lles permite crear facturas profesionais, xestionar clientes e realizar un seguimento dos pagos de maneira eficiente.

Ademais, convén familiarizar o máis pronto posible coas ferramentas dixitais deste tipo, xa que máis aló das súas evidentes vantaxes van ser imprescindibles coa inminente implantación da factura electrónica.

Con todo, xa supoñen a día de hoxe o mellor aliado para aplicar todas as estratexias necesarias para levar ben a facturación: manter un rexistro organizado das facturas emitidas e recibidas,  controlar os pagos pendentes, automatizar procesos repetitivos, etc.

De aí, que a inmensa maioría de profesionais autónomos utilícenas sexa cal for o seu sector de actividade.